A Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV) realizou, na última segunda-feira (24), o G-Summit, primeiro treinamento de boas práticas de governança corporativa, pautado na ética e transparência nas relações comerciais. O evento, gratuito e exclusivo para gestores e compradores de viagens, aconteceu no Hotel Intercontinental São Paulo e contou com a presença de cerca de 50 participantes. 

Os facilitadores do treinamento foram Luana Nogueira, diretora executiva da ALAGEV; Andrea Matos, gerente educacional da associação; e Fernando Vasconcellos, CEO da Kontik, companhia de viagens dona das marcas Kontrip e Zupper. A capacitação foi dividida em três etapas: concorrência com edital/escopo, precificação sustentável, prazo de pagamento e análise de proposta; precificação com modalidades, mitos e análise de empresas da hotelaria e aéreo; e resultados com gestão eficaz, indicadores, automação, dashboards e check-list para o gestor.

Durante o evento, a ALAGEV ressaltou sua visão de liderar o setor de viagens corporativas e catalisar oportunidades para definir práticas sustentáveis de mercado e desenvolvimento pessoal. “Nosso propósito é capacitar gerentes e compradores de viagens para contratar e fazer gestão de fornecedores seguindo os preceitos de ética e transparência nas relações comerciais. Queremos buscar discussões convergentes com foco em soluções para todo segmento. Nosso objetivo também é unir temas multissetoriais conectando pessoas e trazendo nossas experiências para as mesas”, comentou Luana. 

“Hoje, colocamos a mão na massa para criar soluções. Trabalhamos com temas como concorrência, precificação, resultados e relevância. Mas tudo foi personalizado para valorizar a produtividade de cada participante”, destacou Andrea. 

A primeira dinâmica chamada “Obra de arte” teve como objetivo fortalecer a comunicação dos grupos. O jogo começou com duas pessoas responsáveis por montar uma estrutura com doces a partir das orientações dos outros integrantes, ou seja, uma pessoa passava a mensagem para outra e no final os responsáveis pela arte precisavam descobrir o que foi passado. Foi uma espécie de telefone sem fio manual.

Escopo/edital
No primeiro bloco foram retratados os requisitos de escopo/edital dentro de um processo Request for Proposal (RFP), que garante que os fornecedores compreendam as necessidades e expectativas, permitindo respostas precisas e facilitando a comparação e seleção de propostas eficazes.

O treinamento apresentou duas qualificações: técnica, que se refere à avaliação das competências, habilidades do fornecedor em proporcionar o produto ou serviço desejado, o que inclui capacidade de produção e qualidade, inovação, tecnologia e conformidade regulatória. E a qualificação comercial que, por outro lado, avalia os aspectos relacionados à viabilidade financeira e comercial do fornecedor,abarcando temas como estabilidade financeira, histórico e reputação, além de termos contratuais e preços.

A ALAGEV aproveitou e compartilhou com os participantes de maneira exclusiva o passo a passo para criar um escopo completo com informações importantes para os gestores fazerem uma precificação de forma adequada. 

Mão na massa
Na dinâmica “Mão na massa”, cada mesa recebeu um exercício com base em alguns escopos de negociações e os participantes precificaram uma proposta de valor para o cliente. A ação propôs uma reflexão para um melhor modelo de atendimento.

Precificação sustentável
Fernando Vasconcellos abordou o tema da precificação sustentável, identificando as dores do mercado e os valores que são repassados aos agentes. “Nosso objetivo é relacionar, fazer negócios e trazer soluções. Quero propor a reflexão sobre cálculos de fee mensal e como ter  uma precificação adequada com transparência e custos médios para uma operação e serviços”, destacou. 

Luana complementou sobre a importância do Environmental, Social, and Governance (ESG), pensando na cadeia integrada de itens e pessoas. “Quem presta serviço também entra na jogada. A empregabilidade em viagens está aquém do que desejamos. E devemos pensar muito na governança social”.

O bate-papo mostrou as diferentes modalidades contratuais, prazo de pagamento e sua relação com sustentabilidade, além do acordo aéreo, de locadoras e hotéis, comparativos tarifários, antecedência de compra, adoção on-line do aéreo e de hotel, processos manuais, custo evitado, bilhete não voado, reembolso, bagagem e redução de tarifa. Para meios de pagamento foram apresentados os disponíveis no mercado, seus benefícios e pontos de atenção como o faturado, cartão corporativo, cartão virtual aéreo e do hotel e virtual card number (VCN).

E as novidades não pararam por aí. Outras dicas foram apresentadas como as “pegadinhas” de volumes e transações on-line/offline, quantidade do consultor, informação de porcentagem dos trechos complexos, volume de hotel online e offline, margem para dupla interpretação, Service Level Agreement (SLA), custo de desenvolvimento/integrações e serviços adicionais.

Análise de proposta
A ALAGEV ressaltou insights para a análise de propostas. Dentro da cadeia de suprimentos, a responsabilidade do cliente interno é essencial para a eficiência e eficácia do sistema. Quando um fornecedor é financeiramente dependente de uma empresa, todas as ocorrências relacionadas a ele tornam-se responsabilidade do comprador. 

Foram destacadas algumas das obrigações cruciais que os clientes internos têm dentro dessa cadeia: demandas precisas e previsíveis, cumprimento de prazos, qualidade e conformidade, colaboração e comunicação, gestão de devoluções e reclamações, sustentabilidade e responsabilidade social, segurança e conformidade regulatória e pagamentos pontuais. 

A associação explicou que, por outro lado, com o olhar do comprador é necessário analisar uma série de itens, como  planejamento de demandas e requisitos, seleção de fornecedores, negociação de contratos, gestão de relacionamento com fornecedores, monitoramento de desempenho, gestão de custos e orçamentos, conformidade regulatória e ética em inovação e melhoria contínua.

Pensando no tomador, existe o dever financeiro, avaliação de riscos, monitoramento contínuo, planejamento, capital de giro, comunicação transparente, apoio durante a crise, avaliação de impactos, negociação e renegociação de contratos.

Business Conduct Guidelines
O encontro trouxe ainda o Business Conduct Guidelines. Dentro desse processo de compras, o código de conduta para contratação estratégica de fornecedores com base em boas práticas de governança e responsabilidade na sustentabilidade da cadeia de suprimentos é importante para garantir a conformidade ética, legal e sustentável. Os aspectos que podem ser incluídos no código são ética e transparência, qualidade e conformidade, sustentabilidade e responsabilidade social e avaliação e monitoramento.

No segundo bloco, a equipe da ALAGEV manteve o foco na precificação com conteúdos sobre modalidades, como Transaction Fee, Management Fee, Flat Fee, Success Fee e Mixed Fee; mitos, hotelaria e aéreo. 

Bate-papo com o fornecedor
Carla Scorbaioli, da InterContinental Hotels Group, esclareceu dúvidas sobre tarifas hoteleiras e mostrou como é realizada a construção das grades tarifárias, estrutura de custos e cálculos de uma rede hoteleira. 

Ana Paula Zuppi, gerente comercial da Gol, também escutou as dores dos gestores de viagens e apresentou estruturas de tarifas, gestão de riscos, verificação de códigos IATA/OAC, estruturas de acordos, estratégias de negociações do B2C e B2B, antecedência de compras, contratos e metodologias da companhia aérea, governança dos acordos, além de esclarecer as dúvidas dos participantes. 

Programas de viagens
No terceiro e último bloco foi a vez da gestão eficaz sobre os programas de viagens - uma reunião de informações, instruções e ações que objetivam produzir resultados. De acordo com a Andrea Matos, um programa eficiente tem um objetivo muito claro, resultados-chave visando grandes retornos alinhados com a estratégia e cultura da empresa. “Trabalhar estrategicamente, utilizando um Programa de Viagens traz melhores resultados e eficiência de gastos, mais satisfação ao usuário e alocação correta de recursos, uma vez que o trabalho é realizado naquilo que importa para a empresa. Ainda, possibilita identificar oportunidades para reimaginar e reinventar o caminho”, comentou. 

A gerente complementou dizendo que a pessoa não cria uma Política de Viagens.”Você estrutura um Programa de Viagens alinhado à cultura e objetivo estratégico da sua empresa e apenas então registra em um documento (a política) as normas e diretrizes para atingir o objetivo e resultados estabelecidos no programa”, destacou.

Andrea apresentou também a metodologia Objectives and Key Results (OKR), método de gestão estratégica usado para definir e acompanhar objetivos e resultados-chave em uma organização. Como sugestão mostrou um exemplo de objetivo que pode ser adotado para o Programa de Viagens e os indicadores de resultado (KRs) para medir a evolução: .“O objetivo do programa de viagens é proporcionar a mais incrível experiência de viagem aos funcionários da empresa, melhoria em processo, eficiência de gastos, aplicando ética e transparência nas relações comerciais”, finalizou.

O discurso ressaltou que o monitoramento deve ser contínuo para que ajustes sejam realizados ao longo do período, possibilitando atingir o resultado planejado.

Outro ponto importante foi a jornada do viajante em todas as suas etapas, desde o primeiro contato com a necessidade de viajar até o retorno da viagem. A palestra trouxe insights como prever ações, mitigar erros, reduzir falhas, identificar oportunidades de melhoria nos processos e serviços e gerar valor na viagem: pré, durante e pós, além de participar ativamente dessa trajetória e identificar oportunidades para alinhar o comportamento de compra aos objetivos.

Aplicativo da ALAGEV
Os participantes do G-Summit tiveram acesso exclusivo dentro do aplicativo e adquiriram documentos únicos apresentados no evento. No final do treinamento, por meio da ferramenta, emitiram o certificado.

Pesquisa de satisfação
O resultado da Pesquisa de Satisfação do G-Summit contou com uma nota super positiva dos participantes que avaliaram o evento com 9,95.

ALAGEV Educa
Para os associados, a ALAGEV Educa, plataforma com cursos on-line, workshops, bootcamps e certificações, está com 10% de desconto e para os membros das comunidades, a associação proporciona mais 20% de descontos em todos os produtos. 

Confira mais informações sobre a associação acessando os perfis oficiais no Instagram (@alagev.oficial), YouTube (TV ALAGEV), Facebook (@alagev.oficial) e LinkedIn (Alagev).

Edição Rose Cecilia